Le bureau de l’APEL Protectorat

Constitution du bureau

Les roles dans le bureau

Le Président

POUVOIRS DU PRÉSIDENT D’APEL

Le président d’Apel est détenteur des pouvoirs habituellement conférés aux présidents d’associations :

• il anime l’association et coordonne ses activités ;
• il préside le conseil d’administration et l’assemblée générale ;
• il rédige, avec son secrétaire, le rapport moral d’activités lors de l’AG annuelle, ainsi que le discours d’orientation pour l’année scolaire à venir ;
• il dirige l’administration générale de l’Apel, en veillant au respect des statuts et en assurant les formalités usuelles : déclarations en préfecture, établissement des procès-verbaux d’AG et de CA, etc. ;
• il supervise la comptabilité de l’association tenue par le trésorier ;
• il représente de plein droit l’association devant la justice.
  

RESPONSABILITÉS DU PRÉSIDENT D’APEL

Le président d’Apel est en charge des représentations internes (chef d’établissement, conseil d’établissement, OGEC) et externes (Apel départementale, académique et nationale, commune, entreprises, anciens élèves, etc.).

Le président est responsable sur ses biens propres en cas de gestion irrégulière. Il faut savoir que tout dirigeant d’association se rendant coupable de fraude fiscale est passible de sanctions pénales.

Le président d’Apel adhère au projet du mouvement des Apel, qui guide son action tout au long de son mandat.

Le président d’Apel et le chef d’établissement œuvrent tous deux au sein de la communauté éducative avec un objectif commun : assurer une mission éducative et une instruction de qualité auprès des enfants scolarisés dans l’établissement.

Tout président d’Apel doit avoir à cœur de travailler, avec son équipe et en collaboration avec l’établissement scolaire, dans le respect et la confiance, et dans un esprit d’ouverture et de dialogue. Un président d’Apel doit savoir occuper toute sa place, tout en sachant rester à sa place !

Le Vice-Président

RÔLE DU VICE PRÉSIDENT

Le vice-président reçoit mandat pour représenter le président lorsque ce dernier n’est pas en mesure de se rendre disponible. Il se trouve alors au même rang statutaire que le président et dispose des mêmes pouvoirs. 

DIFFÉRENTS CAS DE FIGURE

Trois cas de figure se présentent :

– le président délègue au vice-président une partie de ses représentations ou de ses responsabilités, dans un domaine donné et pour toute la durée de son mandat (une année) – ce qui autorise le vice-président à prendre des décisions sans en référer au président. Il s’agit en quelque sorte d’une délégation permanente, donnée en accord avec le conseil d’administration ;

– dans l’impossibilité de se rendre disponible pour honorer un rendez-vous auquel il aurait dû se rendre lui-même (absence occasionnelle), le président demande à son vice-président de le remplacer ;

– en cas de démission brutale du président quelques semaines avant la fin de son mandat, ou encore de longue maladie, le vice-président assure l’intérim jusqu’à l’AG suivante. Cette disposition requiert également l’accord du conseil d’administration.

Le secrétaire

RÔLE ET RESPONSABILITÉ DU SECRÉTAIRE

Le secrétaire de l’Apel, qui est bénévole, au même titre que les autres membres du bureau, assure le fonctionnement administratif de l’association. Il est chargé de :

• enregistrer le courrier et les factures, les transmettre au président et au trésorier ;
• rédiger, faire signer, enregistrer et expédier les divers courriers administratifs relatifs au fonctionnement de l’association ;
• organiser la communication et l’information des administrateurs ;
• assurer le classement des documents ;
• déposer les dossiers de demandes de subventions.

En amont des réunions statutaires

Il doit également, en amont des assemblées générales et conseils d’administration :

• rédiger et envoyer, dans le respect des délais impartis (cf. statuts) les convocations ;
• préparer les documents nécessaires ;
• réserver les salles et le matériel nécessaire (penser au vote à bulletin secret) ;
• organiser les votes et les pouvoirs ;
• prévoir de prendre des notes pour rédiger les compte-rendus des réunions.

Suite aux réunions

Le secrétaire est chargé de :

• rédiger les procès-verbaux des AG et comptes-rendus des réunions du CA ;
• tenir les archives de l’association ;
• déclarer en préfecture ou sous-préfecture la liste du bureau dans un délai maximum de trois mois après la tenue des élections.
  

LE SECRÉTAIRE : MÉMOIRE DE L’ASSOCIATION ET GARANT DE SON BON FONCTIONNEMENT

En s’assurant de la bonne transmission de l’information entre les membres du bureau et les conseillers administrateurs, le secrétaire participe aussi à la cohésion de l’équipe Apel. Il constitue la mémoire de l’association et garantit la conservation de documents.

Il est à la fois garant :

• des classements (statuts, règlement intérieur, PV, registres spéciaux, documents préfectoraux, etc.) ;
• de la bonne information des membres du bureau ;
• de la mise à jour des documents (par exemple la liste du matériel appartenant à l’Apel) ;
• du respect des délais de rédaction des courriers et d’expédition des convocations, de transmission des PV et des comptes-rendus.

Le trésorier

Le trésorier tient la comptabilité de l’Apel et assure sa gestion financière. Il organise la collecte des adhésions et perçoit les cotisations, effectue le règlement des factures, réalise les placements, établit les comptes de fin d’année, ainsi que le rapport financier soumis au vote lors de l’assemblée générale. Il assure la présentation des comptes de l’association lors de l’assemblée générale. Il veille au dépôt des déclarations fiscales.

LES SAVOIR-FAIRE ET QUALITÉS REQUISES POUR ÊTRE TRÉSORIER

Une compétence minimum en comptabilité et finance est souhaitable, même si la tenue des comptes d’une Apel n’est pas compliquée. Il convient dans cette fonction d’être sérieux, prudent, organisé, honnête et de gérer l’Apel  » en bon père de famille « .

DÉMARCHES À EFFECTUER LORS DE LA PRISE DE FONCTION

Dès sa prise de fonction, le trésorier doit :

• se faire remettre les documents essentiels : livres des comptes, classeur des  » pièces comptables  » (factures, notes de frais, etc.), dossier  » pièces bancaires  » (relevés des comptes, remises de chèques, etc.), comptes annuels, dossier des emprunts, dossier des placements et copie des statuts et du règlement intérieur s’il existe ;
• être déclaré en préfecture ou sous-préfecture, en même temps que les autres membres du bureau de l’association ;
• informer les interlocuteurs de l’Apel après l’élection du bureau, notamment la banque (pour demander une modification des signatures agréées).
  

RESPONSABILITÉ

Le trésorier a, en général, la délégation de signature du président sur le compte courant bancaire de l’association. Lorsqu’il encaisse des créances ou s’acquitte des sommes dues par l’association, il le fait sur mandat du président. Pour les paiements importants, la double signature est de règle, à partir d’un montant défini par le conseil d’administration ou le règlement intérieur. Tout comme le président, le trésorier peut être tenu pour responsable en cas d’irrégularité grave ou de faute de gestion.

QUELQUES PRINCIPES DE GESTION

Le budget

Le trésorier doit veiller, avec le président, à équilibrer le budget de l’Apel, de sorte que les recettes couvrent les dépenses. L’association n’a pas vocation à accumuler des excédents, mais un léger excédent est souhaitable, pour faire face à des dépenses imprévues ou pour anticiper le financement d’une dépense importante ultérieure. Un budget peut être exceptionnellement déficitaire, dans le cas d’une dépense importante financée par les réserves accumulées à cet effet au cours des exercices antérieurs.

Le trésorier devra examiner les dépenses avant de les engager et vérifier que tous les documents probants sont bien conservés.

La transparence de la gestion financière est une règle impérative.

Les dépenses importantes

L’engagement de dépenses importantes demande l’accord du conseil d’administration, voire, dans certains cas, un vote en assemblée générale.

Les remboursements de frais

En ce qui concerne les collaborateurs bénévoles, les remboursements de frais réels ou forfaitaires doivent s’appuyer sur des justificatifs. Ils n’ont pas à être inclus dans les déclarations de revenus des intéressés.

Pour ce qui est du remboursement de frais kilométriques, il revient à chaque Apel de fixer le montant du remboursement par kilomètre parcouru, en fonction des ressources locales, et ce sans dépasser le barème fiscal. Il est également possible de fixer un nombre limite de chevaux (demander en début d’année une copie de la carte grise des véhicules utilisés).

La tenue de la comptabilité

Les associations ne disposent pas d’un type de comptabilité spécifique et suivent les règles comptables générales. Il est donc fondamental pour elles de conserver les justificatifs de toutes les écritures passées. Il est conseillé de faire apparaître distinctement, en s’inspirant du plan comptable général :

• les charges de l’exercice;
• les produits de l’exercice ;
• les résultats.
  

LA PRÉSENTATION DES COMPTES

Chaque année, lors de l’assemblée générale, le trésorier présente le compte de résultat, la situation patrimoniale de l’association, et le budget prévisionnel de l’année en cours. Ces éléments doivent avoir été présentés au préalable au conseil d’administration.

Les comptes présentés (compte de résultat et situation patrimoniale) doivent être approuvés par l’assemblée générale (vote).